REKONSILIASI KAS KECIL (PETTY CASH
RECONCILIATION)
Rekening/Akun apapun harus
direkonsiliasi, termasuk KAS KECIL (PETTY CASH), HARUS DIREKONSILIASI.
Meskipun nominalnya kerap tidak signifikan (immaterial), Petty Cash
critical untuk di rekonsiliasi, karena 3 (tiga) alasan utama berikut :
1. Kas kecil atau Petty Cash sifatnya
sangat liquid (lancar),
karenanya menjadi sangat beresiko (high risk account). Menjadi
sangat berisko karena :
a)
Transkasi
yang bernominal kecil, sering kali tanpa bukti transaksi yang memadai (alias
tanpa nota/faktur) -->> (fraud potentially)
b)
Semua
pembayaran dilakukan secara tunai -->> beresiko diselewengkan (fraud
potentially).
2.
Kas
kecil memiliki perputaran yang paling tinggi (high turnover account). Perputaran kas kecil adalah harian
-->> Sering terjadi selisih (most frequent variance)
3.
Kas
Kecil dipergunakan untuk belanja kecil yang rutin (small repetitive trasaction).
Karenanya, pembelian yang menggunakan kas kecil biasanya tidak memerlukan
supplier tetap (irregular vendor), tanpa nomor faktur/invoice -->>
Sulit di trace (frequent un-tracedable).
Mempertibangkan alasan-alasan di
atas, kas kecil mestinya di rekonsiliasi SETIAP SAAT, tetapi standar umumnya,
kas kecil direkonsiliasi minimal :
a) Jika hanya ada 1 (satu) shift
kerja ; direkonsiliasi 2 (dua kali), yaitu :
(-) Pada
saat “Pembukaan (Petty Cash Opening)”, dipagi awal jam kerja
perusahaan
(-) Pada
saat “Penutupan (Petty Cash Closing)”, di sore hari (Petang Hari)
b) Jika ada 2 (dua) shift kerja ; direkonsiliasi 3 (tiga) kali,
yaitu :
(-) Pada saat “Pembukaan (Petty Cash Opening)”, dipagi awal jam kerja perusahaan
(-) Pada saat “Pembukaan (Petty Cash Opening)”, dipagi awal jam kerja perusahaan
(-) Pada
saat “Pergantian Shift (Custodian Shifting)”
(-) Pada saat “Penutupan (Petty Cash Closing)”, di sore hari (Petang Hari)
(-) Pada saat “Penutupan (Petty Cash Closing)”, di sore hari (Petang Hari)
LANGKAH –LANGKAH MEREKONSILIASI:
1)
Menyesuaikan
Bukti Transaksi dengan Catatan (Petty Cash Log)
Caranya :
Caranya :
[Step-1]. Pastikan setiap pengeluaran petty
cash selalau disertai 3 (tiga) bukti transaksi yaitu :
- Bukti Pengeluaran Kas Kecil (
Petty Cash Slip)
- Nota Pembelian
- Permintaan Petty Cash terotorisasi
(authorized petty cash request).
-->> Jika ketiga bukti transaksi belum lengkap : lengkapi
-->> Jika ketiga bukti transaksi
sudah lengkap : Staples ketiganya jadi satu bendel.
Catatan penting : Jangan pernah membuat bukti transaksi palsu
[Step-2]. Bandingkan nilai nominal yang
tercantum di masing-masing ketiga bukti transaksi di atas :
-->> Jika belum sama; cari
sebabnya, buat catatan atas variance tersebut disertai alasan.
-->> Jika sudah sama ; lanjutkan
ke langkah berikutnya
Catatan penting : Jangan pernah mengubah nilai
(angka) pada bukti transaksi.
[Step-3]. Hitung jumlah bendel bukti transaki, lalu bandingkan dengan jumlah entry yang ada pada petty cash log (catatan petty cash).
[Step-3]. Hitung jumlah bendel bukti transaki, lalu bandingkan dengan jumlah entry yang ada pada petty cash log (catatan petty cash).
-->> Jika jumlah bendel bukti
transaksi tidak sama dengan jumlah log (entry) ; maka perbaiki entry.
Catatan penting : Untuk sementara, jadikan bukti
transaksi sebagai patokan.
[Step-4]. Bandingkan antara nilai yang ada pada petty cash entry dengan nilai yang tercantum pada bukti transaksi.
[Step-4]. Bandingkan antara nilai yang ada pada petty cash entry dengan nilai yang tercantum pada bukti transaksi.
-->> Jika nilainya tidak sama,
perbaiki entry pada petty cash log
-->> Jika sudah sama, beri
catatan “Checked” pada kolom “Notes” pada Petty
Cash Log.
Catatan Penting : Untuk sementara, jadikan Bukti
transaksi sebagai patokan, jangan sebaliknya.
2) Mencocokkan Catatan (Petty Cash Log)
dengan Fisik Uang (Petty Cash Physical)
Caranya :
[Step-1]. Kelompokkan dan hitung fisik uang sesuai dengan nilai nominalnya.
Misalnya :
[Step-1]. Kelompokkan dan hitung fisik uang sesuai dengan nilai nominalnya.
Misalnya :
Seratus Ribuan = 1
Lima Puluh Ribuan = 2
Dua Puluh Ribuan = 4
Sepuluh Ribuan = 2
Lima Ribuan = 8
Seribuan = 10
Lima Ratusan = 6
Dua Ratusan = 20
Seratusan = 10
[Step-2]. Masukkan masing-masing jumlah fisik ke dalam “Laporan Fisik Uang”, dan masukkan uang ke dalam masing-masing laci (locker) nya.
[Step-3].
Bandingkan antara “Total Fisik Uang” dengan “Saldo Petty Cash Log”
Jika tidak sama ;
Lakukan
Penelusuran dengan cara melakukan step mundur dari penghitungan fisik uang
sampai ke bukti transaksi, hingga perbedaan ditemukan :
Fisik
uang salah -->> perbaiki entry fisik uang
Fisik
uang benar -->> Check petty Cash Log
Entry
pada petty cash log salah -->> Perbaiki Petty Cash Log Entry
Entry
pada petty cash log benar -->> Telusuri Bukti Transaksi
Bukti
Transaksi Kurang -->> Cari Bukti Transaksi
Bukti
Transaksi Lengkap -->> Catat selisih (variance) yang
terjadi
Jika sudah sama ;
Lanjutkan
ke sesi ke-3 di bawah ini.
3) Membuat Laporan Rekonsiliasi Petty
Cash
Tidak ada komentar:
Posting Komentar